Ob in einem Verein, auf Social Media oder im Rahmen einer Kundenaktion – Transparenz ist bei jeder Verlosung entscheidend. Teilnehmende müssen darauf vertrauen können, dass alles fair abläuft und das Resultat nicht manipulierbar ist. Eine sorgfältig dokumentierte Ziehung schützt sowohl die Veranstaltenden als auch die Teilnehmenden und stärkt die Glaubwürdigkeit. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Verlosung in der Schweiz korrekt und nachvollziehbar dokumentieren.

Warum Dokumentation wichtig ist

Transparenz schafft Vertrauen. Wenn Sie belegen können, wie die Gewinnerin oder der Gewinner ermittelt wurde und dass der Prozess zufällig war, vermeiden Sie Verdacht auf Bevorzugung oder Betrug. Das ist besonders wichtig, wenn der Preis einen materiellen Wert hat oder die Verlosung öffentlich stattfindet.

Eine gute Dokumentation hilft auch bei allfälligen Rückfragen oder Beschwerden. Sie können jederzeit nachweisen, wie die Ziehung ablief, und Missverständnisse vermeiden.

Vorbereitung: Klare Rahmenbedingungen schaffen

Bevor Sie die Gewinnerin oder den Gewinner ziehen, sollten Sie einige grundlegende Punkte festlegen:

• Teilnahmebedingungen: Beschreiben Sie klar, wer teilnehmen darf, wie die Teilnahme erfolgt und wann die Ziehung stattfindet.
• Zeitrahmen: Geben Sie Start- und Enddatum der Teilnahme an, damit alle wissen, wann die Verlosung gültig ist.
• Anzahl der Preise: Definieren Sie, wie viele Gewinnerinnen oder Gewinner es gibt und was genau verlost wird.
• Ziehungsmethode: Erklären Sie, wie die Auswahl erfolgt – etwa per Zufallsgenerator, Losziehung oder digitalem Tool.

Sind die Regeln transparent, lässt sich das Ergebnis später einfacher dokumentieren und kommunizieren.

So dokumentieren Sie die Ziehung

Je nach Art und Umfang der Verlosung gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Ablauf zu dokumentieren:

1. Videoaufzeichnung

Filmen Sie den gesamten Prozess von Anfang bis Ende.

• Achten Sie darauf, dass alle relevanten Schritte sichtbar sind – von der Erfassung der Teilnehmenden bis zur Ziehung.
• Vermeiden Sie Schnitte oder Unterbrechungen, um die Glaubwürdigkeit zu wahren.
• Bewahren Sie die Aufnahme sicher auf und veröffentlichen Sie sie gegebenenfalls, etwa auf Ihrer Website oder Ihrem Social-Media-Kanal.

2. Bildschirmaufnahme bei digitalen Ziehungen

Wenn Sie ein Online-Tool verwenden, können Sie den Bildschirm während der Ziehung aufzeichnen.

• Zeigen Sie, welche Namen oder Nummern im Tool enthalten sind.
• Speichern Sie den Link zum Tool und machen Sie einen Screenshot des Endergebnisses.
• So können Sie jederzeit belegen, dass die Auswahl zufällig und korrekt erfolgte.

3. Zeugen

Bei grösseren oder formelleren Verlosungen kann eine unabhängige Person als Zeugin oder Zeuge anwesend sein.

• Notieren Sie den Namen und die Funktion der Person.
• Lassen Sie bestätigen, dass die Ziehung fair ablief.
• Eine kurze schriftliche Bestätigung genügt oft als Nachweis.

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Aufbewahrung und Veröffentlichung des Ergebnisses

Nach der Ziehung sollten Sie die Unterlagen und Beweise für eine gewisse Zeit aufbewahren – in der Regel mindestens 30 Tage, je nach Art der Verlosung.

• Speichern Sie Videos, Screenshots und Teilnehmerlisten sicher ab.
• Veröffentlichen Sie das Ergebnis so, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden – zum Beispiel nur mit Vornamen und Wohnort.
• Stellen Sie sicher, dass Sie die Dokumentation bei Bedarf vorzeigen können, etwa bei Rückfragen von Teilnehmenden oder Behörden.

Typische Fehler vermeiden

Kleine Unachtsamkeiten können schnell Zweifel an der Fairness wecken. Achten Sie daher auf Folgendes:

• Fehlende Nachweise: Ohne Dokumentation kann der Ablauf nicht überprüft werden.
• Unklare Regeln: Unpräzise Teilnahmebedingungen führen zu Missverständnissen.
• Änderungen während der Aktion: Wenn Sie Regeln anpassen, müssen Sie dies transparent kommunizieren und dokumentieren.
• Datenschutzverletzungen: Veröffentlichen Sie keine vollständigen Namen, E-Mail-Adressen oder andere persönliche Daten ohne Einwilligung.

Transparenz schafft Vertrauen

Eine sauber dokumentierte Verlosung ist mehr als eine Formalität – sie zeigt Respekt gegenüber den Teilnehmenden. Wer offenlegt, wie die Gewinnerin oder der Gewinner ermittelt wurde, stärkt das Vertrauen und sorgt für eine positive Wahrnehmung.

Egal, ob Sie einen Geschenkkorb, Konzerttickets oder einen symbolischen Preis verlosen: Transparenz ist der Schlüssel zu Glaubwürdigkeit und Fairness – und damit zu zufriedenen Teilnehmenden in der ganzen Schweiz.